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关于印发《吉林省农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理实施办法(试行)》的通知

发布时间:2015年09月17日 14:17 发布者: 

关于印发《吉林省农村土地承包经营权

确权登记颁证档案管理实施办法(试行)》的通知

各市(州)农委(农经局)、档案局,长白山管委会办公室、环资局,各县(市、区)农业局(农经局)、档案局:

为贯彻落实农业部、国家档案局《关于印发<农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法>的通知》(农经发〔201412号)精神,统筹和推进农村土地承包经营权确权登记颁证(以下简称承包地确权)档案工作,确保全省承包地确权档案完整、准确、系统、安全和有效利用,省农业委员会、省档案局结合本省实际组织制定了《吉林省农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理实施办法(试行)》,现印发给你们,请结合本地实际,遵照执行。

 

 2015625

吉林省农村土地承包经营权

确权登记颁证档案管理实施办法(试行)

第一条为规范农村土地承包经营权确权登记颁证工作,加强管理和有效利用农村土地承包经营权确权登记颁证档案,根据《档案法》、《农村土地承包法》、《物权法》、《农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》等有关法律法规和政策,制定本实施办法。

第二条本办法适用范围为吉林省各级农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理工作。

第三条本办法所称农村土地承包经营权确权登记颁证(以下简称承包地确权)档案是指在承包地确权工作中形成的,对国家、社会和个人有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式和载体的文件材料的总称,是承包地确权工作的重要凭证和历史记录。

第四条本办法所称的承包地确权档案工作,是指承包地确权档案的收集、整理、鉴定、保管、编研和利用等工作。

第五条承包地确权档案工作必须坚持统一领导、分级实施、分类管理、集中保管的原则。承包地确权档案工作应当与承包地确权工作同步部署、同步实施、同步检查、同步验收。

第六条县级以上农村土地承包管理部门负责对本级承包地确权档案工作的领导,要将档案工作纳入本行政区域承包地确权工作中统筹规划、组织协调和检查验收;同级档案行政管理部门负责承包地确权文件材料的形成、积累、归档和移交等工作的业务培训、监督指导和验收工作。

第七条各级农村土地承包管理部门应当明确承包地确权档案工作分管领导,指定具体负责人员并保持相对稳定。

第八条县、乡(镇)和都要将承包地确权文件材料的收集、整理、归档工作纳入总体工作计划及有关人员岗位职责。县、乡镇要制定相关工作方案、健全档案工作规章制度、落实专项经费、配备必要的设施设备,确保档案齐全、完整、真实、有效、安全。

第九条省、市土地承包管理部门和档案行政管理部门负责组织对承包地确权档案工作的检查,重点检查承包地确权档案的完整、准确、系统和档案的安全保管情况。对于承包地确权档案检查不合格的单位,应责令限期整改完善。

承包地确权工作验收时将同步验收承包地确权档案,凡承包地确权档案验收不合格的,不得通过承包地确权工作验收。验收工作由省农村土地承包经营权确权登记颁证工作领导小组办公室负责组织。

第十条承包地确权档案主要包括综合管理、确权登记、纠纷调处和特殊载体类,其保管期限分为永久和定期。具有重要凭证、依据和查考利用价值的,应当永久保存;具有一般利用保存价值的,应当定期保存,期限为30年或者10年。各地可以参照《吉林省农村土地承包经营权确权登记颁证文件材料归档范围和档案保管期限表》(见附件1),编制本地区农村土地承包经营权确权登记颁证文件材料归档范围和档案保管期限表。

第十一条承包地确权档案不另设全宗,应在本单位全宗内分类管理。

第十二条承包地确权纸质档案应按照《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)和《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)等有关标准的要求进行整理。

承包地确权文件材料依据类别进行归档,区分保管期限,按文件形成年度顺序排列。

确权登记类中具体涉及农户的有关登记申请、身份信息、确认权属、实测指界、界限图表、地块调查、签字确认、结果公示、登记和权证审核发放等文件材料,应当以农户为单位采取“一户一卷”方式进行整理。综合管理类按“件”装订整理。特殊载体(非纸质)类应按照国家相关档案业务规范标准进行整理。承包地确权档案具体整理方式按照《吉林省农村土地承包经营权确权登记颁证档案整理细则》(见附件2)执行。 各地也可根据实际,适当调整整理方法。

第十三条归档的承包地确权纸质文件应当字迹工整、图样清晰、数字准确,签字、印鉴法律手续完备,因特殊情况容易产生字迹模糊或者褪变的应当附一份清晰的复制件。归档文件材料的印制书写材料、纸张和装订材料等应符合档案保管要求。对同一归档材料,原则上不重复归档。因工作特殊需要的,可以建立副本。

第十四条归档的非纸质材料,应当单独整理编目,并与有直接联系的纸质材料建立对应关系。

第十五条录音、录像材料要保证载体的安全可靠性,电子文件和利用信息系统采集、贮存的数据及航天遥感影像应当用不可擦写光盘等可靠方式保存,应当至少储存两套并且做好异地备份工作,重要的应输出纸质文件同时归档保存。

数码照片要存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档,具有永久保存价值的数码照片档案,应转换出一套纸质照片同时归档。纸质照片和图片应当配有文字说明,标明时间、地点、人物和事由。

电子文件生成的软硬件环境及参数须符合《农村土地承包经营权调查规程》(NY/T2537-2014)、《农村土地承包经营权要素编码规则》(NY/T2538-2014)、《农村土地承包经营权确权登记数据库规范》(NY/T2539-2014)及相关电子档案管理的要求。

第十六条县级以上农村土地承包管理部门和档案行政管理部门应当积极推进承包地确权档案数字化和信息化建设,在承包地确权信息管理系统中实现档案管理功能,加强承包地确权电子文件归档和电子档案的规范化管理,通过农村档案信息资源共享平台,提供网上服务,方便社会查询。

第十七条县、乡在承包地确权验收工作结束后将承包地确权电子档案备份到县级国家综合档案馆,并按照国家有关规定及时移交验收合格的实体档案。经协商同意,可提前移交,并按规定办理相关手续。

不符合保管条件的村,承包地确权档案可由乡镇人民政府档案管理机构代为保管,必要时可移交县级国家综合档案馆统一保管。

 第十八条各级农村土地承包管理部门和国家综合档案馆应当按照规定向社会开放承包地确权档案,为社会提供利用服务。但涉及国家秘密、个人隐私和法律另有规定的除外。

  第十九条各级人民政府及农村土地承包管理部门、档案行政管理部门对在承包地确权档案的收集、整理、利用等各项工作中做出突出成绩的单位和个人,应当给予奖励。

第二十条在承包地确权档案工作中,对于违反有关规定,造成承包地确权档案失真、损毁或丢失的,由有关部门依法追究相关人员的法律责任;涉嫌犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。

承包地确权工作人员在工作调离前,应当将个人掌握的承包地确权文件材料移交给承包地确权档案管理机构,不得拒绝移交、销毁或者擅自带离。

第二十一条各市(州)、县(市、区)农村土地承包管理部门、档案行政管理部门可依据本办法,结合本地实际,制定承包地确权档案工作的有关规定。

第二十二条本办法由省农业委员会、省档案局负责解释。

第二十三条本办法自发布之日起施行。

附件:

1.吉林省农村土地承包经营权确权登记颁证文件材料归档范围和档案保管期限表

2.吉林省农村土地承包经营权确权登记颁证档案整理细则

附件1      

吉林省农村土地承包经营权确权登记颁证文件材料

归档范围和档案保管期限表

序号

 

保管期限


县(市、区)级


1      

综合管理类


1.1      

承包地确权工作领导机构设置、变动、人员任免、职责分工、启用印章的有关文件材料

永久

1.2      

承包地确权工作指导意见、工作方案、实施方案、计划、总结、报告、会议纪录、会议纪要、统计、报表、批复、批示、工作验收等材料

永久

1.3      

重要会议、重大活动、领导讲话等材料

30

1.4      

工作汇报、典型材料、代表发言、交流材料等

30

1.5      

上级机关下发的承包地确权工作政策性文件

永久

1.6      

上级机关下发的承包地确权工作一般性文件

10

1.7      

承包地确权问题汇总(梳理清册)、解决方案

永久

1.8      

工作安排、推进情况、工作完成时间表、进度表、试点单位基本情况统计表、经费申请、内业管理等材料

10

1.9      

调研、宣传、培训、督导、检查材料和工作简报

10

1.10      

经费管理与划拨相关文件

永久

1.11      

招投标文件材料、保密责任书、保密承诺书

永久

1.12      

中标公司资质证明等其他材料

10

2      

确权登记类


2.1.      

土地承包方案、承包土地调整方案、试点工作方案、整体推进方案、批复等

永久

2.2      

测绘技术设计方案、实施细则、补充规定等

永久

2.3      

土地承包情况汇总表、承包地确权登记表等

永久

2.4      

实测台账、实测登记簿、实测草表、实测土地台账等

永久

2.5      

承包地确权登记台帐、土地承包经营权证发放(换发、补发)清册、权属变更(注销)登记材料等

永久

2.6      

农村土地承包合同、农村土地承包权证、农村土地经营权证等

永久

2.7      

农村土地承包权经营权登记申请书、农村土地承包权经营权登记受理公告、农村土地承包权经营权颁证公告、农村土地承包权登记簿、农村土地经营权登记簿等

永久

3      

纠纷调处类


3.1      

承包地确权工作信访材料


3.1.1      

重大信访案件、有领导批示和处理结果的文件材料

永久

3.1.2      

一般信访事项材料

10

3.2      

纠纷调解、仲裁工作过程中形成的文件材料


3.2.1      

人员名单、原始记录及相关证明性材料

永久

3.2.2      

委托书、证据鉴定、调处、裁定等文件材料

永久

4      

特殊载体类


4.1      

承包地确权工作重要活动中形成的照片、声像材料


4.1.1      

重要的

永久

4.1.2      

一般的

30

4.2      

土地承包管理信息系统备份数据、测量数据文件、元数据以及调查成果的电子数据等

永久


乡镇(街道) 级


1      

综合管理类

永久

1.1      

成立承包地确权领导小组、工作小组及其责任分工相关文件,承包地确权工作方案、实施方案(计划)、会议记录、纪要等

永久

1.2      

承包地确权工作的请示与上级批复、批示及重要业务问题往来文件

永久

1.3      

承包地确权工作有关报告、总结、统计报表

永久

1.4      

上级机关下发的承包地确权工作政策性文件材料

30

1.5      

上级机关下发的承包地确权工作一般性文件材料

10

1.6      

工作动员、宣传、培训、检查等一般性、过程性文件材料  

10

1.7      

现场勘查确认、土地实测工作对照表、情况核实公告公示材料

永久

1.8      

土地承包(流转)合同登记台帐、地块情况汇总表、有关问题登记汇总、承包权证经营权证发放登记表、登记申请、受理颁证登记公告、经营权颁证清册、权属变更(注销)登记材料等

永久

1.9      

农村土地承包合同

永久

1.10      

所属各村的承包地确权工作方案、对村级相关工作的审核意见等

永久

2      

确权登记类


2.1      

涉及农户信息的文件材料(一户一卷)

入户调查表、承包方代表推选书、授权委托书、身份信息、户籍情况、婚姻登记证明、承包方调查表、承包地块调查表、其它地块调查表、现场勘查确认登记表、公示无疑义声明、实测对照表、公示结果归户表等

永久

2.2      

调查草图、工作底图、土地实测公示图、鱼鳞图、地块分布图(成果图)等

永久

2.3      

农户原有的二轮土地承包合同、农村土地承包合同、土地承包权互换合同、土地承包权转让合同

永久

3      

纠纷调处类


3.1      

承包地确权工作信访材料


3.1.1      

重大信访案件、有领导批示和处理结果的文件材料

永久

3.1.2      

一般信访事项材料

10

3.2      

纠纷调解、仲裁工作过程中形成的文件材料


3.2.1      

人员名单、原始记录及相关证明性材料

永久

3.2.2      

委托书、证据鉴定、调处、裁定等文件材料

永久

4      

特殊载体类


4.1      

承包地确权工作重要活动中形成的照片和声像材料

永久

4.2      

土地承包管理信息系统备份数据、测量数据文件、元数据以及调查成果的电子数据等

永久


村(组)级


1      

综合管理类


1.1      

村(居)民会议或村(居)民代表会议关于承包地确权工作的小组名单、意见、工作日记、会议记录、民主议事会议表决、各种统计及报表等材料

永久

1.2      

承包地确权工作实施方案、调整方案等

永久

1.3      

承包地确权工作汇报、自查报告和工作总结

永久

1.4      

发包方调查表、各类公示公告汇总表

永久

1.5      

土地台账、土地承包(流转)情况统计表、土地流转委托书、土地转让(互换)申请书、承包权互换合同、转让合同、土地承包(流转)合同及备案(同意)的原始材料等土地流转相关材料  

永久

1.6      

指界通知、土地承包情况登记表、承包户分户申请书、分户协议、农村土地承包权转让申请、土地承包经营权证发放名册等

永久

2      

纠纷调处类


2.1      

土地承包问题信访、纠纷调解形成的原始记录及相关证明、调处协议书等

永久

3      

特殊载体类


3.1      

反映本村组承包地确权工作中重要活动事件的照片和声像材料

30

附件2      

吉林省农村土地承包经营权确权登记

颁证档案整理细则

1.总则

1.1为规范我省承包地确权档案管理工作,使之更好地发挥服务和凭证作用,依据《农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》、《文书档案案卷格式》(GB/9705-2008)、《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)、《电子档案移交与接收办法》(档发[2012]7号 )等标准,制定本细则。

1.2承包地确权档案整理应遵循文件材料之间的形成规律,区分保管期限,保持其有机联系,便于保管和利用的原则。

2.分类

2.1承包地确权档案可采用“类别-保管期限-年度”的分类方法编制分类方案。

2.2依据《吉林省农村土地承包经营权确权登记颁证文件材料归档范围和档案保管期限表》(见附件1),承包地确权档案分为综合管理、确权登记、纠纷调处、特殊载体4大类。

其中综合管理类、确权登记类、纠纷调处类归档文件按照《归档文件整理规则》进行整理;特殊载体中的数码照片档案按照《数码照片归档与管理规范》进行整理;实测数据等信息按照《电子文件归档与管理规范》等标准整理。

2.3分类号。依据附件1(《吉林省农村土地承包经营权确权登记颁证文件材料归档范围和档案保管期限表》)的分类内容,将各类别用代码标注为:综合类:1;确权类:2;纠纷调处类:3特殊载体类:4

3.整理

3.1综合管理类的整理方法。

综合管理类文件材料以“件”为单位进行整理。

3.1.1分类:综合类归档文件整理按照保管期限进行分类,分为永久、30年和10年。

3.1.2排列:综合类归档文件按照文件的形成年度、结合时间和重要程度进行排列。会议、招投标、重大活动、统计报表等成套性文件可集中排列。

3.1.3装订:采用“三孔一线”蜡线装订方式。

3.1.4编号:归档文件依据分类方案和排列顺序逐件编号。在文件首页右上端空白处加盖归档章并填写相关内容。归档章上内容为全宗号、年度、件或卷号、类别号、保管期限、总页数(详见附录A的图A1)。

3.1.4.1全宗号:档案馆为规范管理各立档单位档案,给立档单位编制的代码。县级承包地确权档案使用县农业局或农经局全宗号;乡镇级使用本乡镇全宗号。

3.1.4.2年度:文件的统一归档年度,即本地承包地确权工作收口年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2016

3.1.4.3件或卷号:文件(案卷)的排列顺序号,即归档文件(案卷)排列流水号。

3.1.4.4类别号:各类别归档文件的分类代码,详见2.3

3.1.4.5保管期限:归档文件保管期限的简称,如永久、30年、10年。

3.1.4.6总页数:即该件(卷)归档文件的总页数。归档文件中有图文的一面为一页。页码的编制方法为,用铅笔直接在文件上标注,正面在右上角标注,反面(有图文的)在左上角标注。有文件处理单(发文处理单、收文处理单、文件阅办单等)的,要作为文件有效组成部分,计在页码内,可作为文件的第一页。

3.2确权登记类整理方法

县级确权登记类同综合管理类一并整理,不单独分类。乡镇级确权登记类归档文件分为涉及农户信息的“一户一卷”、图纸和合同三个小类。其中“一户一卷”的分类号为21,各地区可根据实际情况细化。如细化到村、组,则可根据村、组编号细化(例:第一村第一组为210101),并在分类大纲中说明编号原则;各种图纸分类号为22,合同分类号为23

确权登记类归档文件以村、组为单位,按照小组顺序排列整理。涉及农户信息的文件统一按照“一户一卷”方式进行整理,装订采取档案袋(详见图A2)装的形式,档案袋的封皮上统一印制卷内文件内容(各地必须根据自身实际形成文件确定,不可照搬照抄图式内容),在档案袋上方空白处加盖归档章,单独编制流水号,户的排列顺序依据各村组工作习惯进行。

图纸可以村或组为单位排列整理,在每张图纸上方空白处加盖归档章,各类图纸可以统一编制一个流水号或单独编制流水号,装订形式可折叠,也可打卷装筒或装入底图柜保管。

合同的整理可以村或组为单位组卷,按照户的顺序排列;也可以户为单位按“件”整理。在第一页加盖归档章,按照合同类别分别编制流水号。

3.3纠纷调处类文件整理时依据诉讼档案整理原则,采取“一案一卷”方式整理。纠纷调处类可不单独排列,并入综合管理类统一整理即可。

3.4特殊载体类(非纸质)文件材料归档按照国家相关档案业务规范标准和工作实际进行分类、整理和编号。

4.编目 承包地确权档案依据分类方案编制归档文件目录。

4.1承包地确权归档文件应按类别逐件编目。综合类目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。目录及目录封皮式样见图A3

4.2“一户一卷”归档案卷目录项目应包含:卷号、权证编号、户主姓名、所在村(组)、起止日期、件数、页数、备注。案卷目录式样见图A4

4.3图纸、合同的归档文件(案卷)目录包含项目各地可根据实际设定。

5.卷皮要求。全省统一承包地确权综合管理类档案封皮样式,具体样式见图A5A6。(注:各地可根据经费实际,综合管理类文件可以不采用封皮,直接装订)

6.装具要求。全省统一承包地确权档案装具样式。装具制作材质要符合档案保管要求。档案盒背脊样式参见图A7

7.备考表。备考表可置于卷皮封底、“一户一卷”档案袋封底或盒内文件之后,项目包括参见号、(卷、盒)内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

附录A(提示性附录)

归档章、“一户一卷”档案袋封皮、综合管理类归档文件目录及目录封面、“一户一卷”归档案卷目录、档案盒背脊及备考表图示

归档章

16              

               

(全宗号)          


 

(年 度)          

(件或卷号)

 

               

(类别号)          


 

3x15              

(保管期限)          


 

单位:mm

(总页数)


 

A1归档章式样

承包地确权“一户一卷”归档材料

农村土地承包经营权证编号:      

乡镇                        

户主姓名:

卷内归档文件共(  )件

页数

       

卷内归档文件目录

序 号

     

件数

页码

1        

入户调查表(承包方调查表)

       

       

2        

户主声明书

       

       

3        

委托书

       

       

4        

身份信息

       

       

5        

户籍情况

       

       

6        

婚姻登记证明

       

       

7        

农户土地承包经营权登记申请书

       

       

8        

承包地块调查表

       

       

9        

现场勘查确认登记表

       

       

10        

公示无疑义声明

       

       

11        

实测对照表

       

       

12        

农村土地承包经营权公示结果归户表

       

       

13        

农户承包地块图

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       








       A2“一户一卷”档案袋封皮式样

综合管理类归档纸质文件目录

件号

责任者

文号

       

日期

页数

备注















综合管理类归档文件目录式样

承 包 地 确 权 归 档

全宗名称                  

                   

保管期限                  

                   

综合管理类归档文件目录封面样式

注:“年度”要填写承包地确权文件统一归档年度,如20172018

“类别”要填写综合类、确权类、特殊载体类等

    A3综合类归档文件目录及目录封面样式

“一 户 一 卷”归档案卷目录

卷号

权证编号

户主姓名

所在村组

起止日期

件数

页数

备注

























A4“一 户 一 卷”归档案卷目录式样


   立档单位              

       

       

       

   文件题名              

300          

260          

215          

单位:mm            

A5档案封皮正面式样

         

75          

75          

75          

75          

     


 


300        

215          

260          

单位:mm            

A6档案封皮反面式样

         

卷内文件情况说明

整理人:

检查人:

   

备考表

     


 



 

6040

档案盒背脊


 


 

承包地确权

乡(镇、街道)

 

全 宗 号

   

保管期限

 

起止件号

盒号  

A7档案盒背脊  单位:mm

档案查询

 

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